| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Políticas, objetivos, metas y estrategias de la organización | Gerente General, Gerentes Departamentales | Todo el personal | ReunionesCorreoCartelerasWeb | Una vez al año o ante cambios | Registro asistencia, correo |
| Efectividad del Sistema de Gestión de Calidad, Salud, Seguridad y Ambiente | Gerente de QHSE | Gerente General, Gerentes Depart. | ReunionesCorreo | Reunión semanal | Correo electrónico |
| Necesidades y expectativas de las partes interesadas | Gerente de QHSE | Gerente General, Gerentes Depart. | ReunionesRevisiones gerenciales | Una vez al año o ante cambios | Registro asistencia, correo |
| Informe de auditorías y no conformidades | Gerente de QHSE | Gerente General, Gerentes Depart. | ReunionesCorreoCarteleras | Cada vez que se presente una auditoría | Correo electrónico |
| Peligros que afecten calidad, medio ambiente y seguridad | Gerente QHSE, Analista SSA, Supervisor SSA | Todo el personal | ReunionesCapacitacionesCorreoCarteleras | Según plan de capacitación, nuevos ingresos o cambios | Registro asistencia, correo |
| Resultado de investigaciones de incidentes, accidentes y enfermedades laborales | Gerente QHSE, Analista SSA, Supervisor SSA | Gerente General, Gerentes Depart., Personal involucrado | ReunionesCapacitacionesCorreo | Una vez al año o ante cambios | Registro asistencia, correo |
| Plan de emergencia | Gerente QHSE, Analista SSA, Supervisor SSA | Todo el personal | ReunionesCapacitacionesCorreo | Según plan de capacitación o cambios | Registro asistencia, correo |
| Reporte de accidente de trabajo y lecciones aprendidas | Gerente QHSE, Analista SSA, Supervisor SSA | Gerente General, Gerentes Depart., Personal involucrado, IESS | CorreoTeléfonoWeb IESS | Cada vez que ocurra un accidente | Correo electrónico |
| Reporte de actos, condiciones inseguras e incidentes | Todo el personal | Gerente QHSE, Analista SSA, Supervisor SSA, Comité Paritario | Correo | Cada vez que se presente | Correo electrónico |
| Notificación y calificación de accidente laboral y enfermedad laboral | Gerente QHSE, Analista SSA, Supervisor SSA | Gerente General, Gerentes Depart., Personal involucrado | Correo | Cada vez que se presente | Correo electrónico |
| Disposiciones de residuos | Analista SSA, Supervisor SSA | Todo el personal | Inducción/ReinducciónCorreo | Al ingreso, anual o ante nuevo servicio | Registro asistencia, correo |
| Matriz de riesgos de calidad, salud, seguridad y ambiente | Gerente QHSE, Analista SSA, Supervisor SSA | Todo el personal | ReunionesCapacitacionesCorreo | Una vez al año, nuevos ingresos o cambios | Registro asistencia, correo |
| Mecanismos de participación y consulta en temas de HSE | Gerente QHSE, Analista SSA, Supervisor SSA | Todo el personal | ReunionesCorreo | En cada reunión del comité paritario | Acta de reunión |
| Aspectos e impactos ambientales identificados y acciones de control | Gerente QHSE, Analista SSA, Supervisor SSA | Todo el personal | DifusionesCorreoInfografías | Anualmente o ante nuevo aspecto ambiental | Registro asistencia, correo |
| Inducción de edificio 100% libre de humo de tabaco | Analista SSA, Supervisor SSA | Todo el personal de la organización / Nuevo personal | Inducción inicialReinducciónCorreo | Al ingreso a la organización | Registro de inducción |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Requisitos legales y reglamentos aplicables | Gerente de QHSE, Asesor Legal | Gerente General, Gerentes Depart., Personal involucrado | ReunionesCorreoCarteleras | Cada vez que se emita reglamentación, nuevas leyes o modificaciones | Registro asistencia, correo |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Ingreso de nuevos colaboradores, ascensos y desvinculaciones | Gerente General, Gerentes Departamentales | Jefe de Talento Humano | CorreoTwiins | Según requerimiento | Correo, Twiins |
| Desvinculaciones de personal | Jefe de Talento Humano | Gerente General, Gerente Depart., Gerente QHSE, Analista SSA, Gerente Adm. Financiero, Jefe Contabilidad, Analista Tesorería, Jefe TI, Asistente Activos Fijos, Supervisor Bodega, Coordinador Mantenimiento, Coordinador Administrativo | Correo | Según requerimiento | Correo electrónico |
| Cronograma de capacitaciones | Jefe de Talento Humano | Gerente General, Gerentes Departamentales | Correo | Anual o ante cambios | Correo electrónico |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Control de activos fijos / bienes de control y asignación de codificación | Coordinador Administrativo, Asistente de Control de Activos Fijos | Responsables de la custodia de activos fijos | Correo | Según requerimiento | Correo, documento físico |
| Solicitud de asignación de caja chica y reposiciones | Gerentes Departamentales, personal involucrado | Gerente Adm. Financiero, Jefe Contabilidad, Analista Tesorería, Asistente Contabilidad | Correo | Según requerimiento | Correo, documento físico |
| Solicitud y liquidaciones de viáticos y reembolsos | Gerentes Departamentales, personal involucrado | Gerente Adm. Financiero, Jefe Contabilidad, Analista Tesorería, Asistente Contabilidad | Correo | Según requerimiento | Correo, documento físico |
| Comité de pagos, requerimiento de pagos | Gerente de Cadena de Abastecimiento | Gerente Adm. Financiero, Analista de Tesorería | Reunión presencial | Tres veces a la semana | Matriz de pagos |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Programación de revisión y mantenimiento de equipos y vehículos | Coordinador de Mantenimiento | Gerente General, Gerentes Departamentales | Correo | Según plan de mantenimiento o requerimiento | Correo electrónico |
| Solicitud de vehículos de la organización | Gerente Departamental, usuario solicitante | Coordinador de Mantenimiento | Correo | Según requerimiento | Correo electrónico |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Liberación de equipos paquetizados | Jefe de Paquetizados | Jefe de QA/QC, Mecánico, QA/QC eléctrico | Correo | Según requerimiento | Correo electrónico |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Programación de instalaciones, revisión, acompañamientos y mantenimiento de equipos tecnológicos | Jefe de TI, Asistente de TI | Gerente General, Gerentes Departamentales, usuarios solicitantes | TeléfonoReunionesCorreo | Según plan de mantenimiento o requerimiento | Correo electrónico |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Contratos | Gerente General, Gerente Comercial | Gerente General, Gerente Adm. Financiero, Jefe Talento Humano, Personal involucrado | ContratoÓrdenes de servicioCorreoReuniones | Cada vez que se realiza una venta, licitación o ante cambios | Registro asistencia, correo |
| Requerimientos de garantías de bienes y servicios | Ejecutivo de Ventas, Jefe de Ventas, Gerente Comercial | Gerente General, Gerente QHSE, Gerente Operaciones, Jefe Ingeniería de Aplicación | Correo | Según requerimiento del cliente | Correo electrónico |
| Emisión y envío de facturas con soporte técnico validado | Gerente Comercial, Coordinador Gestión Comercial / Asistente Facturación | Cliente, Tesorería | CorreoSistema contable | Una vez recibida la documentación técnica completa | Factura, respaldo técnico, acuse de recibo |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Importancia de cumplir los requerimientos del cliente y otros aplicables | Gerente Comercial, Gerente de Operaciones | Gerente General, Gerentes Departamentales, Personal involucrado | ReunionesCorreoCarteleras | Al inicio de cada proyecto o servicio | Registro asistencia, correo |
| Desarrollo del servicio | Gerente Comercial, Gerente de Operaciones | Personal directamente relacionado | Reuniones | Según requerimiento | Correo, RDO |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Recepción de proyectos o servicios adjudicados para ejecución técnica | Gerente de Operaciones | Gerencia General, Gerente Comercial, Jefaturas Técnicas | CorreoReuniones de coordinación | Al inicio de la ejecución técnica | Acta de reunión, correo de asignación |
| Entrega de reportes técnicos de avance o cierre para soporte de facturación | Gerente de Operaciones | Coordinador Gestión Comercial, Asistente de Facturación | CorreoPlataforma de gestión | Según cronograma del proyecto | Reportes técnicos, actas, HES |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Revisión de contratos adjudicados previo a ejecución. Verificación de condiciones técnicas, legales y responsabilidades. | Gerente de Operaciones / Asesor Legal | Gerente General, Gerente Comercial | CorreoPlataforma documentalReunión de revisión | Previo al inicio de ejecución | Minuta de revisión, comentarios legales, aprobación técnica |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Liberación de equipos de marcas representadas y no representadas por DES cuando arriban a bodega | Bodeguero | Jefe de Ingeniería de Aplicaciones, Ingenieros de Aplicación, Jefe de QA/QC Mecánico, QA/QC eléctrico | Correo | Según requerimiento | Correo electrónico |
| Recepción de proyectos o servicios adjudicados para ejecución técnica | Gerente de Operaciones | Gerencia General, Gerente Comercial, Jefaturas Técnicas, Gerente de Cadena de Abastecimiento | CorreoReuniones de coordinación | Al inicio de la ejecución técnica | Acta de reunión, correo de asignación |
| Entrega de reportes de avance de obra o cierre para soporte de facturación | Personal de control de proyectos / Jefes de Operaciones / Jefe de Ingeniería | Coordinador de Gestión Comercial, Asistente de Facturación | Correo | Según cronograma del proyecto | Correo electrónico, reportes de avances de obra |
| Cambio de alcance de la adjudicación | Jefe de Ingeniería | Gerente Comercial, Jefe de Ventas, Jefe de Ingeniería de Aplicaciones, Ejecutivo de Ventas | Correo | Según requerimiento del cliente | Correo electrónico |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Solicitud de creación de ítems en el ERP | Gerentes Departamentales, personal involucrado | Supervisor de Bodega | Correo | Según requerimiento | Correo electrónico |
| Inventario de bienes / materiales de la organización | Gerente Cadena de Abastecimiento, Supervisor de Bodega | Gerente General, Gerente Adm. Financiero | Correo | Anual o según requerimiento | Correo electrónico |
| Solicitud de despacho de bienes / materiales mediante notas de pedido | Gerente Departamental, usuario solicitante | Gerente Cadena de Abastecimiento, Supervisor de Bodega | Sistema ERP | Según requerimiento | Correo, Sistema ERP |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Solicitud de movilización de bienes y equipos | Gerente Departamental, usuario solicitante | Gerente Cadena de Abastecimiento, Supervisor de Logística e Importaciones, Supervisor de Bodega | Correo | Según requerimiento | Correo electrónico |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Requisitos de compras | Gerente Departamental, usuario solicitante | Gerente Cadena de Abastecimiento, Comprador | SCO | Según requerimiento | Correo, Sistema ERP |
| Solicitud lista de precios de materiales para proyectos | Supervisor de Cotizaciones / Ejecutivo de Ventas | Gerente Cadena de Abastecimiento | Correo | Participación de licitaciones o según requerimiento | Correo electrónico |
| Seguimiento del arribo de materiales y equipos | Jefe de Ingeniería | Gerente Cadena de Abastecimiento, Jefe de Ingeniería de Aplicaciones, Ingeniero de Aplicaciones, Comprador | Correo | Diario / Semanal / Durante la ejecución del proyecto, según cronograma | Correo electrónico |
| Evaluación técnica de cotizaciones de proveedores | Comprador | Jefe de Ingeniería / Ingeniero de diseño | Correo | Según requerimiento | Correo electrónico |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Resultado de Análisis de Datos | Gerentes Departamentales | Gerente General y Gerentes Departamentales | ReunionesRevisiones gerenciales | Reunión semanal | Registro asistencia, correo |
| Solicitudes relacionadas con información administrativa | Gerentes Departamentales | Personal involucrado solicitante | Correo | Según requerimiento | Correo, documento físico |
| Solicitudes relacionadas con información general de carácter técnico | Gerentes Departamentales | Personal involucrado solicitante | Correo | Según requerimiento | Correo, documento físico |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Cambios de material | Ingeniero de Aplicación, Comprador | Proveedor | Correo | Según ocurrencia | Correo electrónico |
| Cambios de fecha de entrega | Ingeniero de Aplicación, Comprador | Proveedor | Correo | Según ocurrencia | Correo electrónico |
| Estado de avance en la ejecución de los trabajos | Ingeniero de Aplicación, Comprador | Proveedor | Correo | Según ocurrencia | Correo electrónico |
| Productos no conformes | Ingeniero de Aplicación, Comprador | Proveedor | Correo | Cuando se identifica no conformidad | Correo electrónico |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Cambio de Ingeniería | Ingeniero de Aplicación | Proveedor | Correo | Según ocurrencia | Correo electrónico |
| Retroalimentación y quejas del cliente | Ingeniero de Aplicación, Comprador | Proveedor | Correo | Según ocurrencia | Correo electrónico |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Selección, evaluación y reevaluación de proveedores | Gerente Cadena de Abastecimiento, Comprador | Proveedor | Correo | Cada vez que se requiere nuevo proveedor; evaluación anual | Correo electrónico |
| Solicitud y entrega de información técnica de materiales o equipos | Jefe de Ingeniería | Proveedor | ReuniónCorreo | Cuando se requiera | Reunión, correo electrónico |
| Comunicación para entregar facturas | Gerente Cadena de Abastecimiento, Comprador | Proveedor | Correo | Adjunto a la orden de compra o ante cambios | Correo electrónico |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Seguimiento de despachos de importaciones | Supervisora de Logística e Importaciones, Ingenieros de Aplicación | Proveedor | Correo | Según ocurrencia | Correo electrónico |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Contratos, manejo y modificación de órdenes | Gerente Comercial, Ejecutivo de Ventas | Cliente | CorreoTeléfonoReuniones | Según necesidad u oportunidad | Correo electrónico |
| Información sobre el producto / productos no conformes identificados después de la entrega | Gerente Comercial, Ejecutivo de Ventas | Cliente, Gerente QHSE | Correo | Según requerimiento | Correo electrónico |
| Retroalimentación y quejas del cliente | Gerente Comercial, Ejecutivo de Ventas | Gerente de QHSE | Correo | Por solicitud | Correo electrónico |
| Información del estatus de producto o servicio | Gerente Comercial, Ejecutivo de Ventas | Cliente | Correo | Según requerimiento | Correo o informe (si aplica) |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Comunicación directa con el cliente para venta de bienes o repuestos: condiciones comerciales, tiempos de entrega, garantías | Gerente Comercial / Ingeniería de Aplicaciones | Cliente | CorreoReunionesLlamadas | Durante el ciclo comercial y postventa de repuestos | Correos, cotizaciones, actas de entrega |
| ¿Qué comunicar? | ¿Quién comunica? | ¿A quién? | Canal | ¿Cuándo? | Evidencia |
|---|---|---|---|---|---|
| Comunicación directa con el cliente para servicios o proyectos adjudicados: cronograma, ejecución técnica, gestión de contrato | Gerente de Operaciones / Jefes Técnicos | Cliente | CorreoReunionesInformes | Desde la adjudicación hasta el cierre del servicio o proyecto | Actas de avance, informes técnicos, reuniones |
| Coordinación de precomisionado, comisionado y puesta en marcha, por solicitud del cliente | Gerente de Operaciones / Jefes Técnicos | Cliente | Correo | Según requerimiento | Correo electrónico |
| Información del estatus del servicio | Gerente Operaciones | Cliente | Correo | Según requerimiento | Correo o informe (si aplica) |
| Estado de avance en la ejecución de los trabajos | Gerente de Operaciones / Jefes Técnicos | Cliente | Correo | Según requerimiento | Correo o informe (si aplica) |